Hilfe, die Planung gerät völlig durcheinander – Was tun, wenn viele Hochzeitsgäste absagen?

Viele Brautpaare haben Angst davor und dennoch ist sie manchmal unvermeidbar – die Absage von Hochzeitsgästen. Was tun, wenn eine große Anzahl an Gästen absagt? Wie beeinflusst das die Feier, Sitzordnung, das Hochzeitsessen und die Stimmung? Wir haben bei der Hochzeitsplanerin Bettina Ponzio – Verliebt Verlobt Geplant und Kerrin Wiesener, Eventplanerin und Inhaberin von Hochzeitskonzept – One of a Kind Wedding and Event of a Lifetime nachgefragt und gemeinsam mit ihnen Ratschläge gesammelt:

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Foto: LUCY VAN BARNES

Den Hochzeitstermin frühzeitig bekanntgeben

Sowohl Kerrin Wiesener, Eventplanerin und Inhaberin von Hochzeitskonzept als auch Bettina Ponzio – Verliebt Verlobt Geplant haben schon den unglücklichen Fall erlebt, dass mehrere Gäste bei einer Hochzeit abgesagt haben. Das kann aus den unterschiedlichsten Beweggründen geschehen, aber grundlegend gibt es einige wichtige Details, die Brautpaare beachten sollten, damit die Gäste zahlreich erscheinen.

Die erfahrene Hochzeitsplanerin Kerrin Wiesener betont, wie wichtig die Save the Date-Karten für die Hochzeitsplanung sind:

Versenden Sie Save the Dates so schnell wie möglich. Gäste, die zu diesem Zeitpunkt schon wissen, dass sie leider nicht kommen können, sagen in der Regel dann schon ab. Lassen Sie sich die Rückantworten bis zu vier Monate vor der Hochzeit geben – auf diese Weise haben Sie noch Zeit, eventuell weitere Personen einzuladen, wenn Sie Absagen erhalten haben. 

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Foto: hochzeitslicht – wedding photography

Auch Bettina Ponzio – Verliebt Verlobt Geplant betont, dass Brautpaare sich nicht unbedingt über Absagen ärgern sollten, sondern einfach die Chance nutzen können, um andere Personen einzuladen:

Reduziert sich die Anzahl der Gäste, sollten Sie einfach über „Nacheinladungen“ nachdenken. Meist gibt es ein paar Namen, die Sie bei der Zusammenstellung der Gästeliste als „vielleicht“ gekennzeichnet haben – diese könnten dann nachrücken und so doch noch an Ihrer Hochzeit teilnehmen.

Früh einen Überblick über die Anzahl der Gäste bekommen

Zudem ist es wichtig, dass Sie früh einen Überblick zur endgültigen Anzahl der Gäste haben, um Namensschilder, Menüs, Sitzplan & Co. organisieren zu können. Außerdem ist auch die Location darauf angewiesen, dass Sie eine möglichst korrekte Gästeanzahl angeben – denn auch die Dienstleister vor Ort möchten erfolgreich planen und dazu beitragen, dass Ihre Hochzeit wunderschön wird. Sprechen Sie deshalb früh mit den Verantwortlichen von der Location und bringen Sie in Erfahrung, an welchem Stichtag Sie die endgültige Anzahl der Gäste durchgeben müssen – an dieses Datum können Sie dann alle weiteren Planungsschritte anpassen.

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Foto: Weddingcrashers Film & Foto

Natürlich gibt es aber auch hin und wieder den Fall, dass Hochzeitsgäste nicht direkt auf die Einladungen reagieren, auch in diesem Fall weiß Kerrin Wiesener von Hochzeitskonzept Rat:

Seien Sie nicht böse, wenn Sie einigen Personen hinterher telefonieren müssen! Ihre Hochzeit hat für Sie selbst die allerhöchste Priorität, für Ihre Gäste verständlicherweise nicht unbedingt, sodass die Feierlichkeit im Alltag schon einmal vergessen wird. Außerdem kann es auch passieren, dass von 100 Einladungen einige in der Post hängenbleiben – fragen Sie deshalb nach, ob die Einladungen auch wirklich angekommen sind, wenn Sie längere Zeit keine Rückmeldung erhalten.

Deutliche Ansagen machen

Und wenn Sie zu den ersten Paaren im Freundes- und Bekanntenkreis gehören, das heiratet, dann könnte es den Eingeladenen gar nicht so bewusst sein, dass eine offizielle Zu- oder Absage nötig ist, das hat die professionelle Eventplanerin Kerrin Wiesener von Hochzeitskonzept auch schon erlebt:

Machen Sie daher freundlich, aber bestimmt klar, dass Sie Bescheid wissen müssen und geben Sie (am besten höflich durch die Blume) zu verstehen, dass jeder Gast auch im Budget eingeplant wird und Sie ungern für jemanden zahlen möchten, der nicht kommt – es ist keine Studentenparty, sondern ein von langer Hand geplantes, großes Event.

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Foto: Alina Schessler

Hohe Kosten vermeiden

Zudem sollten Sie vorab mit der Location, dem Caterer und auch dem Tortendesigner klären, was geschieht, wenn wesentlich weniger Gäste zusagen als geplant – eine schriftliche Mitteilung über die garantierte Gästeanzahl schafft für Sie und Ihre Dienstleister Sicherheit. Denn gerade im Hinblick auf das Budget könnten Absagen auch Verluste für Sie bedeuten, erklärt Hochzeitsplanerin Kerrin Wiesener:

Nur weil weniger Gäste kommen, bedeutet das nicht, dass der Preis pro Person gleichbleibt – viele Kalkulationen der Anbieter sind Mischkalkulationen. Eine Torte für 100 Gäste wird etwas weniger pro Gast kosten als die gleiche Torte mit der gleichen Verzierung für 40 Personen. Dienstleister benötigen auch einen gewissen Umsatz und Planungssicherheit, sodass sie nur bis zu einem gewissen Grad kulant sein können. Um unschöne Überraschungen zu vermieden, sollten Sie vorab mit den Anbietern absprechen, was im Falle einer enorm kleineren Hochzeitsgesellschaft berechnet wird.

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Foto: Andy & Claudia – Hochzeitsfotos & Film

Tipps für äußerst kurzfristige Absagen

Und was passiert, wenn wirklich kurzfristig abgesagt wird? Bettina Ponzio – Verliebt Verlobt Geplant kennt als Hochzeitsplanerin natürlich solche Fälle:

Brautpaare sollten damit rechnen, dass bis zu 10 % der Gäste kurzfristig absagen könnten. Häufige Gründe sind Krankheit, ausgefallene Flüge/Züge oder etwa eine fehlende Kinderbetreuung.

Dennoch sollten Sie sich keine Sorgen machen, sondern einfach weiter an der Traumhochzeit arbeiten – das ist das Motto von der Hochzeitsexpertin Kerrin Wiesener von Hochzeitskonzept, die bei Notfällen und unvorhersehbaren Veränderungen stets auf eine strukturierte To do-Liste verweist:

Kümmern Sie sich um die Änderungen des Tischplans (eventuell wird Ihnen auch Ihre Trauzeugin dabei helfen?!) und teilen Sie auch der Location/dem Caterer/Floristen/Möbelverleih und allen weiteren betroffenen Dienstleistern mit, dass sich die Anzahl der Gäste kurzfristig geändert hat. Wenn Sie einen Tisch weniger haben, können Sie so eventuell die Blumenkosten für einen Tisch einsparen, wenn es nicht allzu kurzfristig ist. Eine geringe Reduktion der Gästeanzahl kann gegebenenfalls noch kostenfrei storniert werden, in der Regel bis zu einer Woche vorab (Verträge gründlich lesen und Fristen in Terminkalender eintragen!).

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Foto: Anna & Alfred Fotografie

Goldene Regeln für die Hochzeitsgäste

Natürlich sollten sich auch die Gäste an bestimmte Regeln halten, um das Brautpaar nicht zu verärgern. Besonders wichtig ist es, dass die Absage so früh wie möglich und auf keinen Fall per E-Mail oder SMS erfolgt, wie Bettina Ponzio – Verliebt Verlobt Geplant uns erklärt hat:

Als eingeladener Gast sollten Sie definitiv immer absagen – einfach nicht zur Hochzeit zu erscheinen wirft definitiv kein gutes Licht auf Sie. Im schlimmsten Fall nimmt das Brautpaar Ihnen die Sache so übel, dass die Freundschaft nachhaltig gestört bleibt. Und nicht vergessen: Sollten Sie absagen müssen, gehört dennoch die Glückwunschkarte zum guten Ton!

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Foto: Özlem Yavuz

Immer positiv bleiben

Und schließlich rät Ihnen Bettina Ponzio, dass Sie immer positiv bleiben sollten, egal welche Probleme auch auftreten werden:

Egal, was geschieht, denken Sie daran – es ist IHR ganz spezieller Tag im Leben. Solange Sie sich beide an diesem Tag das Ja-Wort geben und glücklich sind, wird das auch immer ein besonderes Datum für Sie sein, ob mit zwei Gästen mehr oder weniger!

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Foto: Dirk Spoerer Hochzeitsfotograf

Mit all diesen Tipps sind Sie bestens darauf vorbreitet, falls Gäste eventuell nicht zu Ihrem Hochzeitsfest kommen können. Wir bedanken uns sehr bei unseren Expertinnen: Kerrin Wiesener von Hochzeitskonzept und Bettina Ponzio – Verliebt Verlobt Geplant! Und lassen Sie sich auch unsere Tipps zur Tischdekoration und wunderschönen Einladungskarten 2017 entgehen!

Kontaktieren Sie die Dienstleister, die in diesem Artikel erwähnt wurden!

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