Weddingplanner in Rheinland-Pfalz

Was macht eigentlich ein Hochzeitsplaner und was sind seine Aufgaben?

Ein Hochzeitsplaner ist ein Dienstleister, der Euch bei der Hochzeistplanung komplett oder auch nur teilweise beratend unterstützt. Die meisten Hochzeitsplaner unterscheiden hier zwischen einem Full-Service-Paket (All-Inclusive), Teilpaketen und Einzelleistungen. Dabei könnt Ihr natürlich selbst entscheiden, wie viel Hilfe Ihr tatsächlich benötigt/in Anspruch nehmen wollt und ob für Euch eine Unterstützung bei der kompletten Planung der Hochzeit in Frage kommt oder Ihr z.B. nur Hilfe beim Dekorationskonzept oder der Festtagsbetreuung benötigt. Fast alle Hochzeitsplaner bieten Euch ein erstes kostenfreies Kennenlern-Gespräch an – dabei könnt Ihr herausfinden, ob die Chemie zwischen Euch stimmt! Denn das ist das A und O bei der Buchung eines Hochzeitsplaners!

Daher unser Tipp: Da das Planen einer Hochzeit ein sehr persönlicher und oftmals auch sehr emotionaler Prozess ist und Euch der Hochzeitsplaner in dieser ganzen Zeit beratend zur Seite steht (mindestens 1 Jahr vor dem Hochzeitstermin), Eure Familie (und Trauzeugen) kennenlernen wird, Ihr Euch sicherlich mehrmals im Monat mit ihm treffen werdet und im ständigen Austausch mit ihm steht, ist es unausweichlich, dass Ihr eine sehr enge und meist sogar freundschaftliche Beziehung zueinander aufbauen werdet. Ihr solltet Euch daher also von Anfang an wohl in seiner Gegenwart fühlen und ihm vertrauen können.

Welche Leistungen sind normalerweise in den Paketen enthalten?

Ein Full-Service-Paket (All-Inclusive-Paket) beinhaltet im Normalfall folgende Dienstleistungen:

• Konzepterstellung für Eure Hochzeit (inkl. Farbkonzept, Dekorationskonzept, „roter Faden“)
• Erstellung von Timings und Budgets
• Planung, Vermittlung und Buchungen von allen Dienstleistern (u.a. Location, Catering, Papeterie (Einladungsmanagement, Hochzeitswebseite),
• Beratung bei Auswahl Brautkleid und Hochzeitsanzug, Eheringe, Floristik & Dekoration, Torte, Entertainment, Musik, Künstler, Transport, Fotograf & Videograf, Styling, Gastgeschenke u.s.w.)
• Kommunikation mit und Kontrolle von externen Dienstleistern (Terminierung, Begleitung und Beratung bei den Dienstleisterterminen, Kontrolle der
• Arbeitsabläufe, Vertragskontrolle des Dienstleistungsangebotes, Prüfen von Kostenvoranschlägen)
• Planung und Organisation Eurer Zeremonie oder Feierlichkeit (Themen-, Ablauf- und Personalplanung, Erstellung von Tischplänen, Raumkonzepten etc.)
• Gästemanagement (Ansprechpartner für alle Gäste, Druckunterlagenberatung, Versand der Einladungen, Verwaltung der Gästeliste, Ideenratgeber für Angehörige, Trauzeugen, Freunde und Hoteloptionierungen etc.)
• Festtagsbetreuung (inkl. Vorab-Check der Location, Dekoration, meist sogar Aufbau des Mobiliars vor Ort, Koordination der Dienstleister am Veranstaltungstag, Überwachung des Ablauf- und Zeitplans, Ansprechpartner für alle Beteiligten, Gästebetreuung und ggf. Überwachung von Abbau des Equipments)
• After-Event-Service (Entsorgung, Rechnungswesen, Feedbackgespräche und ggf. Flitterwochenorganisation)

Viele Hochzeitsplaner bieten z.B. auch die folgenden Leistungen als Teilpakete an:

• Location-Scouting (Location, Kirche)
• Dienstleister-Suche (Recherche einzelner Dienstleister für Eure Hochzeit)
• Hochzeits-und Eventdesign, Styling (Erstellung des Hochzeitskonzepts / Dekorationskonzepts & Dekoration/Aufbau am Tag der Hochzeit)
  Event-Koordination (Festtagsbetreuung am Tag Eurer Hochzeit)
• “Pimp my Wedding” (Ihr habt die Planung Eurer Hochzeit bereits vorgenommen und möchtet gerne noch ein paar besondere Ideenvorschläge bzw. besondere Details, die das Fest einzigartig machen sollen)
• Weitere Einzelleistungen (Planung des Junggesellenabschiedes, Hilfe bei der Planung und Vorbereitung eines besonderen Heiratsantrages, Flitterwochenplanung)

Weshalb lohnt es sich einen Hochzeitsplaner zu engagieren?

Die Hochzeitsplanerin Madlen von marrybylen zählt für Euch die wichtigsten Vorteile eines Hochzeitsplaners auf:

• Während der Planungzeit habt Ihr immer nur EINEN Ansprechpartner, bei dem jegliche Koordination und Organisation zusammenläuft (anstelle von vielen verschiedenen Dienstleistern, die Ihr koordinieren müsst)
• Vor allem bei der Locationsuche lohnt es sich einen Hochzeitsplaner zu engagieren. Gerade dieser Planungspunkt nimmt viel Zeit in Anspruch, da er mit einer genauen Recherche verbunden ist. Der Planer kennt bereits den Großteil aller Locations und weiß worauf man achten sollte wenn man eine Auswahl trifft. Er kann Euch außerdem die Vor- und Nachteile der Location aufzeigen und Euch von seinen Erfahrungen mit den Locations berichten. Darüber hinaus kennt er weitaus mehr Locations als Ihr im Internet finden könnt!
• Ein Hochzeitsplaner erspart Euch in der Regel bis zu 200-250 Arbeitsstunden – diese könnt Ihr in Eurer Verlobungszeit für durchaus sinnvollere und wertvollere Dinge nutzen!
• Mit einem Experten aus der Hochzeitsbranche profitiert Ihr immer von Empfehlungen jeglicher Dienstleister und werdet gut über das Preis-Leistungs-Verhältnis beraten
• Der Hochzeitsplaner hält immer das Budget für Euch im Auge und weist auch auf Möglichkeiten hin, wie man wo am besten einsparen kann
• Der Hochzeitsplaner übernimmt das komplette Management aller Posten und Dienstleister und nimmt Euch damit eine Menge Arbeit ab – das einzige was Ihr tun müsst: Entscheidungen trefffen
• Ein Hochzeitsplaner beschäftigt sich stetig mit den neusten Trends und Ideen der Branche und kann Euch somit viele Insider-Tipps und Inspirationen geben
• Freunde und Familie werden entlastet, weil ein Experte den ganzen Planungsporzess übernimmt! Dies ist vor allem am Hochzeitstag selbst goldwert, denn Ihr müsst weder die Trauzeugen noch Brautmutter in die TO DOs einspannen – schließlich sollen auch Eure Liebsten den Tag zusammen mit Euch genießen können!
• Mit der wichtigste Vorteil ist die Begleitung des Hochzeitsplaners am Tag der Hochzeit. Ihr könnt vollkommen entspannt und stressfrei in EUREN Tag starten ohne Euch Sorgen wegen Ablauf und Timings machen zu müssen. Er ist der Hauptansprechpartner am Tag der Hochzeit und hält alle aufkommenden Probleme von Euch fern (und löst diese gekonnt und dezent im Hintergrund)
• Ganz wichtig: der Hochzeitsplaner senkt das Stresslevel während des kompletten Planungsprozesses und am Tag der Hochzeit! Ihr habt immer jemanden auf den Ihr Euch zu 100% verlassen könnt! Eine Vertrauensperson, einen Freund und jemanden bei dem Ihr Euch IMMER mal zwischendruch “ausweinen” könnt!

Wie findet man den richtigen Hochzeitsplaner in 5 Schritten?

1. Aller Anfang ist schwer: wie gestaltet man die Suche richtig?

Die Suche nach dem perfekten Hochzeitsplaner kann etwas mühsam sein. Aber der Aufwand wird sich lohnen! Wenn Ihr jemanden sucht, der Euch dabei unterstützt Eure Traumhochzeit zu planen, ist es angebracht Zeit und Geduld in die Suche zu investieren, schließlich soll Euer Traum in Erfüllung gehen. Damit nichts schief geht, gibt es einiges zu beachten:

Was sind Eure Bedürfnisse?

Vor der Suche solltet Ihr schon einmal grob wissen, in welche Richtung es für Euch gehen soll. Welche Stile gefallen Euch, welche nicht? Welche Details wünscht Ihr Euch und auf welche könnt Ihr verzichten? Wollt Ihr eine Hochzeit im Ausland verwirklichen, lohnt es sich auf jeden Fall, einen Hochzeitsplaner zu engagieren. Besonders, wenn Ihr die Sprache des Ziellandes nicht sprecht!

Wie viel soll der Hochzeitsplaner übernehmen und wie viel wollt Ihr selbst organisieren?
Natürlich gibt es einige Bräute und auch Bräutigame, die Spaß daran haben Dinge zu organisieren. Auch bei der Hochzeitsplanung wollen Organisationstalente meist nicht auf diese Freude verzichten. Falls Ihr zu diesen Personen gehört, haben wir gute Nachrichten für Euch: Ihr müsst trotzdem nicht auf einen professionellen Hochzeitsplaner verzichten, sondern könnt Euch bei den Aspekten unterstützen lassen, bei denen Ihr nicht weiterkommt.

Unsere Expertin und Hochzeitsplanerin Anastasia Conze von Anastasia Conze -Wedding Planning & Styling, die bereits sowohl in Deutschland als auch in Frankreich einige Traumhochzeiten organisiert hat, antwortet auf unsere Frage, wie Brautpaare die Suche nach dem richtigen Hochzeitsplaner gestalten, wo sie mit der Suche beginnen und worauf sie Wert legen sollten, wie folgt:

„Das ist von Hochzeit zu Hochzeit verschieden. Manche Paare möchten sehr stark in die Planung einbezogen werden, dann arbeitet man viel zusammen. Andere sind beruflich so eingespannt, dass sie wenig Zeit haben und dem Planer das Meiste überlassen. Außerdem bieten manche Planer an, nur bestimmte exklusive Leistungen zu buchen, wenn man als Brautpaar schon viel selber gemacht hat und nur noch an gewissen Stellen Unterstützung braucht. Ich erlebe aber immer wieder, dass ein Brautpaar dann schnell merkt, wie viel einfacher es ist jemanden zu haben, der sich doch um alles kümmert. Dann kommt es vor, dass ein solches Paar doch noch umschwenkt zu einer kompletten Planung“.

Der Alleskönner: das Internet

Das beste Mittel, um eine Vorauswahl zu treffen, ist das Internet! Auf verschiedenen Onlineportalen – wie professionellen Hochzeitsplaner – seht Ihr alle Hochzeitsplaner auf einem Blick und könnt Euch dank der Bewertungen anderer Kunden, den verschiedenen Informationen und Bildern einen Überblick verschaffen und mehrere Hochzeitsplaner miteinander vergleichen. Hilfreich sind verschiedene Filter wie Region, Stadt, Stil, etc.

Auch die Hochzeitsplaner von Matrimondo geben den Tipp im Internet nach dem Hochzeitsplaner zu suchen.

„Verschiedene Hochzeitsportale listen die Hochzeitsplaner in Ihrer Nähe auf und Sie können diese direkt über das Portal anschreiben. Wichtig ist, dass Ihnen das Auftreten des Hochzeitsplaners zusagt und Sie sich (falls vorhanden) die Erfahrungsberichte durchlesen“.

Google und Instagram sind wichtige Quellen für die Recherche.Gerade die Instagram Stories sind eine tolle Möglichkeit Euren Hochzeitsplaner auch als Person kennen zu lernen. Falls Ihr bereits den ein oder anderen Dienstleister für Eure Hochzeit gebucht habt, fragt sie ruhig nach Empfehlungen – schließlich sollten all Eure Dienstleister gut zusammenarbeiten können.”

Im Rahmen der Möglichkeiten – Euer verfügbares Budget

Kostenpunkt Hochzeitsplaner: vergesst nicht, dass ein Hochzeitsplaner für seine Arbeit auch bezahlt werden möchte. Bei der Ausrechnung Eures Budgets solltet Ihr daher bedenken, dass auch diese Dienstleistung davon bezahlt werden muss. Schaut, welchen Planer und/oder welches Paket Ihr Euch leisten könnt.

Anastasia Conze ergänzt an dieser Stelle, dass Ihr nicht nur das Angebot genau prüfen sollt, sondern auch Eurem Bauchgefühl folgen und sich für jemanden entscheiden sollt, der Euch versteht und mit Euch auf der gleichen Wellenlänge ist.

„Heiraten ist sehr persönlich und vor allem eine einmalige Sache. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Ihr Euch für einen Planer entscheidet mit dem Ihr Euch gut versteht, zu dem Sie Vertrauen aufbauen könnt und der Euch Sicherheit gibt. Schließlich begleitet ein Planer das Brautpaar in der Regel ein Jahr lang, und das dann auch immer intensiv und häufig“.

2. Überprüft die Verfügbarkeit des Planers

Erstellt eine Favoritenliste

Nachdem Ihr einige tolle Hochzeitsplaner rausgesucht habt, solltet Ihr nun eine Favoritenliste erstellen. Welcher Hochzeitsplaner gefällt Euch am besten? Welcher gefällt Euch gut, aber nicht am besten? Beachtet die Aspekte wie Stil, Kosten, Erreichbarkeit und Nähe.

Das erste Kennenlernen 

Bevor Ihr Euch endgültig für einen Hochzeitsplaner entscheidet, lernt Eure Favoriten persönlichen kennen, um zu schauen ob es menschlich passt und Ihr gut zusammenarbeiten könnt. Bittet daher telefonisch oder per Mail um ein persönliches Kennenlerngespräch. Wenn Ihr im Ausland oder in einer anderen Stadt heiraten möchtet, fragt nach einem Termin für ein Gespräch per Videoanruf.

Die Exklusivität des HochzeitsplanersWenn Ihr Euch wünscht, dass Euer Hochzeitsplaner an Eurem Hochzeitstag verfügbar ist, solltet Ihr Euch vorher informieren und das Datum rechtzeitig reservieren. Um die Exklusivität zu gewährleisten, organsieren Hochzeitsplaner nur eine Hochzeit pro Wochenende!

3. Das Kennenlerngespräch: welche Fragen solltet Ihr stellen?

„Das erste Gespräch dient vor allem dem gegenseitigen Kennenlernen“, so die Hochzeitsplanerin Anastasia Conze. „Der Planer muss sich einen Überblick darüber verschaffen, wie weit das Brautpaar schon mit der Planung ist und welche besonderen Vorstellungen und Wünsche es hat“. Die Expertin verrät uns, dass diese Informationen maßgebend für die Arbeit eines Hochzeitsplaners seien. Schließlich gebe es unendlich viele Möglichkeiten, wie eine Hochzeit gefeiert und gestaltet werden könne.

„Diese Fragen müssen am Anfang besprochen werden, um dann für diese Hochzeit ein individuelles Konzept erstellen zu können:  Wann soll die Hochzeit stattfinden? Am Wasser, in der Stadt oder auf dem Land? Soll es nur eine standesamtliche Trauung oder auch eine kirchliche oder freie Trauung geben? Wünscht Ihr Euch einen Polterabend? Stellt Ihr Euch eine Feier auf einem Schloss, in einer Scheune oder in einem Strandrestaurant vor? Auch Farben und Stil der Hochzeit werden schon beim ersten Gespräch erörtert“.

Der persönliche Arbeitsstil

Informiert Euch darüber, wie die Arbeit des Hochzeitsplaners verläuft und wie genau der gesamte Prozess der Hochzeitsplanung von Gange geht. Wie funktioniert die Organisation und Koordination, was sind die Methoden und Zeitpläne. Es ist wichtig, dass Ihr mit den persönlichen Strategien des Wedding Planners zurechtkommt, da Ihr schließlich monatelang zusammenarbeiten werden.

Die Profis in Sachen Hochzeitsplanung von Matrimondo erzählen uns etwas dazu, wie ein Hochzeitsplaner arbeitet:

„Zunächst erstellt sich der Hochzeitsplaner eine Übersicht über alle Planungsschritte. Was muss alles organisiert werden? Danach stellt der Hochzeitsplaner passenden Locations und die gewünschten Dienstleister vor. Er steht Euch die gesamte Planungszeit mit Rat und Tat zur Seite. Bei Komplettplanungen von Hochzeiten muss das Paar im Endeffekt nur noch Entscheidungen treffen – welche Location, welche Dienstleister, welches Design. Alle anderen Aufgaben wie E-Mail-Verkehr, Telefonate und Koordination von Terminen übernimmt der Hochzeitsplaner“.

Der Umgang mit Euren Wünschen und Vorstellungen

Nun seid Ihr an der Reihe und erzählt von Euren Vorstellungen und Wünschen. Wie sieht Eure Traumhochzeit aus? Welcher Stil gefällt Euch und was bereitet Euch Sorgen? Woran zweifelt Ihr und was steht schon fest? Schaut, wie der Profi reagiert und darauf eingeht. Fühlt Ihr Euch verstanden und gut aufgehoben?

Euer Bauchgefühl

Die Antwort auf diese Frage ist entscheidend für Eure endgültige Entscheidung. Wenn Ihr Euch nicht ganz sicher seid bittet um Bedenkzeit und schlaft eine Nacht drüber. Aber! Eine gute Beziehung zum Hocheitsplaner ist das A und O und wichtig für eine erfolgreiche Hochzeitsplanung, mit der alle zufrieden sind.

4. Zeit und Geld

Gutes Timing? Vergleicht Eure Kalender!

Eine Hochzeit zu planen ist eine sehr methodische und zugleich sehr kreative Arbeit. Das Zeitmanagement des Hochzeitsplaners muss perfekt sein! Deshalb solltet Ihr vorher bereits Eure Kalender abgleichen und schauen, ob es zeitlich überhaupt möglich ist, dass Ihr Euch regelmäßig trefft und telefoniert. Schließlich werden bei diesen Meetings wichtige Entscheidungen getroffen, da sollte Euer Hochzeitsplaner voll und ganz für Euch da sein und nicht noch mit anderen Dingen beschäftigt sein.

Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern

Alle Hochzeitsplaner haben einen Dienstleister-Katalog gefüllt mit Anbietern, mit denen sie immer wieder zusammenarbeiten. Lasst Euch diesen vor Eurer Entscheidung zeigen und schaut, ob, was und wie viel Euch gefällt. Fragt auch, wie die Zusammenarbeit mit weiteren Dienstleistern aussieht und ob es Goodies wie attraktive Rabatte oder Extras gibt, wenn Ihr Euch für einen Dienstleister entscheidet, der in dem Katalog steht.

Euer Budget, die Kosten und die Extras

Selbstverständlich solltet Ihr die genauen Kosten kennen, die auf Euch zukommen werden, wenn Ihr Euch für diesen Hochzeitsplaner entscheidet. Passen diese zu Eurem Budget? Lasst Euch die Preise genau aufzählen und fragt, wo gegebenenfalls noch Extrakosten hinzukommen könnten. Ein professioneller Hochzeitsplaner wird Euch bis ins kleinste Detail unterstützen.

Lisa und Sarah von Matrimondo ergänzen: „Die wichtigsten Eigenschaften eines Wedding Planners sind Flexibilität, Kreativität und Genauigkeit. Ebenso sollte ein Wedding Planner immer für einen Plan B sorgen, damit am Hochzeitstag alles reibungslos abläuft“. Die Profis erzählen uns auch, dass einige Hochzeitsplaner Angebote mit Festpreisen anbieten, so ist es einfacher das Budget zu planen.

Die Hochzeitsplanerin Anastasia Conze meint, dass es für den Wedding Planner ganz wichtig sei, Ruhe und Vertrauen auszustrahlen und dem Brautpaar zu zeigen, dass er die Planung stets unter Kontrolle habe.

„Während der Planungsphase tauchen immer wieder Probleme und Hindernisse auf. Da braucht der Planer schon starke Nerven. Es ist ganz wichtig, die Wünsche des Paars genau zu erfassen und auf sie einzugehen. Nur dann kann man die Hochzeit so gestalten wie das Brautpaar es haben möchte“. Ein Planer habe die Aufgabe einen Traum, der im Erstgespräch formuliert wird, wahr werden zu lassen. Das koste vor allem durch die Recherche und die Verhandlungen bezüglich aller Details enorm viel Energie und Zeit. Anastasias Lieblingsvergleich: „Eine Hochzeit zu planen ist wie einen Maßanzug zu schneidern: immer anders, und ein langer Weg mit Korrekturen, bis alles passt. Schließlich ist der Wedding Planner auch die ständige Ansprechperson für das Brautpaar und alle beteiligten Dienstleister“.

5. Letzter Check: Habt Ihr wirklich den perfekten Hochzeitsplaner gefunden?

• Die „Chemie“ stimmt?
• Ihr fühlt Euch verstanden und gut aufgehoben?
• Ihr müsst auf nichts verzichten?
• Budget und Dienstleistung passen zusammen?
• Auch zeitlich gibt es keine Einschränkungen?
• Euer Bauchgefühl ist gut?

Ihr konntet alles abhaken? Perfekt! 🙂

Wir verraten Euch noch die ganz persönlichen Tipps unserer Profis:

Madlen, Wiebke und Trang von marrybylen: “Die größte Empfehlung die wir geben können, ist, dass wenn Ihr generell alleine planen möchtet, Ihr trotzdem nicht am Tag der Hochzeit auf professionelle Unterstützung verzichten solltet. Unsere Paare bedanken sich bereits oft während der Planung und sind froh uns an ihrer Seite zu wissen, aber sie sagen immer: Der wichtigste Punkt in der Planung war die Begleitung am Hochzeitstag! Diesen einzigartigen und ganz besonderen Tag in Eurem Leben, der mühevoll, egal ob alleine oder auch mit Planer, organisiert wurde, wollt Ihr entspannt mit Familie und Freunde genießen können. Keine Brautjungfer, Mutter, Locationmanager oder sonst wer macht diesen Job mit einem Rundumblick so gut, wie ein Hochzeitsplaner. Denn ein Hochzeitsplaner weiß nicht nur über alles Bescheid, koordiniert und managed alle Dienstleister, sorgt im Hintergrund für Ordnung und findet schnelle Lösungen, wenn Probleme auftreten, von denen Ihr nichts mitbekommt, nein, er ist auch für Euch und Eure Gäste da und weiß ganz genau, was in Euch vor geht und wie Eure Vorstellungen für diesen Tag sind.  Wir geben immer alles! Unser Bestreben ist es für Euch Momente in Erinnerungen zu verwandeln.”

Anastasia Conze -Wedding Planning & Styling:  „Es ist die Hochzeit des Brautpaars für das Brautpaar. Ich ermutige Paare immer, ihre Wünsche und Vorstellungen zu benennen und ihren Ideen dann auch treu zu bleiben, ohne sich zu sehr von anderen beeinflussen lassen. Der große Tag und das Fest sind zu allererst ein Ereignis für das Brautpaar. Erst danach kommen Familie und Gäste. Wenn man die Hochzeit in diesem Sinne plant, werden die beiden Hauptpersonen sie genießen und in glücklicher Erinnerung behalten. Alles muss so sein wie das Brautpaar es sich wünscht. Und – ein Wedding Planner erleichtert und ermöglicht genau das.”

Matrimondo: „Bevor Ihr einen Vertrag mit einem Hochzeitsplaner unterschreibt, trefft Euch mit dem Hochzeitsplaner zu einem kostenfreien Erstgespräch. Da Euch der Hochzeitsplaner über eine lange Zeit begleitet, ist es sehr wichtig, dass Ihr Euch gut mit dem Planer versteht. Hört auf Euer Bauchgefühl.“

Die TOP-Hochzeitsplaner in Rheinland-Pfalz – eine Auswahl der Zankyou Redaktion

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