Wie wählt man die richtige Hochzeitslocation aus? – Auf diese 5 Aspekte sollten Sie bei der Entscheidung achten

Ana Pilar Padilla
Credits: Ana Pilar Padilla

Eine großartige Location finden, das  ist bei der Planung der Hochzeit ein Schlüsselpunkt und vermutlich fast der wichtigste Aspekt der gesamten Organisation. Bei der Wahl des richtigen Veranstaltungsortes muss vieles bedacht werden. Wie groß muss die Location sein, zu welcher Art von Feier muss sie passen, wie viel darf sie kosten? Da Hochzeitslocations häufig schnell ausgebucht sind, geraten viele Brautpaare unter Druck und wollen so schnell wie möglich die passenden Räumlichkeiten buchen. Manchmal fallen dabei falsche Entscheidungen. Damit Sie stressfrei die richtige Location finden, haben wir Ihnen 5 Themen aufgelistet, auf die Sie bei der Wahl Ihrer Hochzeitslocation achten sollten.

1. Der Standort 

Geografische Lage und Erreichbarkeit

Auch wenn Sie sich dazu entscheiden in der Umgebung Ihres Wohnortes zu heiraten, sollten Sie darauf achten, dass der Veranstaltungsort für alle Gäste gut erreichbar ist. Vor allem Brautpaare die in einer anderen Stadt oder gar im Ausland heiraten, sollten diesen Punkt berücksichtigen. Es erleichtert die Anreise aller Teilnehmenden ungemein, wenn es mehrere Möglichkeiten gibt zum Veranstaltungsort zu gelangen. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, überlegen Sie sich, ob Sie es sich leisten können Transportmittel zur Verfügung zu stellen oder ob es möglich ist Fahrgemeinschaften zu organisieren.

Die Entfernung der verschiedenen Veranstaltungsorte

Finden Ihre Zeremonie und die Feier nach der Trauung am selben Veranstaltungsort statt? Perfekt! Wenn Sie sich für zwei verschiedene Locations entschieden haben, achten Sie darauf die Entfernungen kurz zu halten oder stellen Sie sicher, dass alle auf einfachsten Wege von einem Ort zum anderen gelangen. Informieren Sie in jedem Fall Ihre Gäste über die Strecken und erklären verschiedenen Optionen um diese zurückzulegen. Es bietet sich auch an Fahrgemeinschaften oder Transportmittel zu organisieren.

Unterkünfte in der Umgebung

Bei den meisten Hochzeiten reisen einige Gästen von außerhalb an. Organisieren oder empfehlen Sie für diese eine schöne Unterkunft.  Wenden Sie sich an ein nahe gelegenes Hotel und verhandeln Sie, wenn möglich, einen Sonderpreis aus. Vor allem wenn Sie in einem solchen feiern, sollten Sie Ihr Glück versuchen. Die Gäste können im Endeffekt selbst entscheiden ob Sie das Angebot annehmen oder nicht.

2. Die Räumlichkeiten

Gesamtfläche

Wir betonen es noch einmal: Sie sollten sich frühzeitig sich auf die Suche nach Ihrer Hochzeitslocation machen. Unsere Profis von der Hof Frien Festscheune sagen: Mindestens 1, besser 1 1/2 Jahre im Voraus sollte die Suche beginnen.

Die Besonderheiten, die Größe, die Anzahl der Zimmer, die Außenfläche – Fragen zu diesen Aspekten sollten Sie vorbereiten und bei der Besichtigung der Location stellen. Für den Termin sollten Sie sich genug Zeit nehmen. Nach den Experten vom Henslerhof Vivien Alborna von Laufenberg dauert ein Besichtigungstermin in der Regel 45-60 Minuten. Ein weiterer wichtiger Tipp vom HenslerhofBuchen Sie zu erst die Location und dann alles andere. Sie sollten einen Termin haben bevor Sie den Fotografen, DJ, etc. bucht.

Informieren Sie sich bereits im Internet oder telefonisch und überlegen Sie ob der Gesamteindruck zu Ihren Wünschen und Vorstellungen passt. Unser Profi vom  Hotel Kronenschlösschen weiß: Sie sollten sich wohlfühlen und die Location sollte zu Ihnen passen. Besprechen Sie unbedingt auch den genauen Preis und zahlen Sie nicht zu viel für Schnickschnack, den Sie nicht wollen und nicht brauchen. Machen Sie das Beste daraus! Erst mit der richtigen Location können Sie alles weitere entscheiden und planen.

Der Außen- und Innenbereich

Schauen Sie sich bei jeder Location mehrere Räume an und besichtigen Sie mehrere Locations. So können Sie Vergleiche ziehen und sich sicher sein den richtigen Veranstaltungsort gefunden zu haben. Aber begrenzen Sie die Liste der möglichen Räumlichkeiten vor der Besichtigung! Versuchen Sie sich vorzustellen in welchem Raum Sie mit Ihren Gästen zusammen speisen, tanzen und Spaß haben. Eventuell benötigen Sie in einer Location mehr als einen Festsaal um die ideale Feier zu organisieren.

Wichtiger Tipp von den Profis der Hof Frien FestscheuneHaben Sie besser einen zu kleinen Raum am Anfang als einen zu großen zum Schluss. Die Fläche zum Speisen sollten in etwa der zum Tanzen entsprechen. Sie entscheiden was am besten zu Ihnen, Ihren Gästen und Ihrer Feier passt.

Damit Ihnen die Location die in Frage kommt nicht weggeschnappt wird, reservieren Sie sie. Beim Henslerhof kann die Location nach dem Besichtigungstermin für 30 Tage unverbindlich für den Wunschtermin reserviert werden. Nach diesen 30 Tagen benötigen die Profis allerdings eine Entscheidung. Wenn Sie sich für den Henslerhof entschieden haben, dann erhalten Sie den Mietvertrag. Nach der Unterzeichnung des Vertrages, erhalten Sie innerhalb zwei Wochen eine Anzahlung, der Restbetrag ist nach der Hochzeit fällig.

Wenn Sie sich eine schöne Außenfläche wünschen, lassen Sie sich diese zeigen. Hochzeiten im Grünen verdienen es an dieser Stelle, dass zwei mal hingeguckt wird. Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viele Möglichkeiten bei einer Location haben, so der Experte von der Hof Frien Festscheune. Ansonsten könnte es passieren,  dass Ihre Gäste überall sind, nur nicht im Festsaal. Ein bisschen Abwechslung ist schön, aber nicht zu viel!

Der richtige Ort für Ihre Zeremonie

Wenn Sie sich religiös trauen lassen, dann haben Sie vermutlich bereits die perfekte Location für Ihre Zeremonie. Sollten Sie jedoch eine zivile oder freie Trauung feiern, überlegen Sie sich, ob die Feier und die Zeremonie an demselben Ort stattfinden sollen. Informieren Sie sich vorab und besprechen Sie gemeinsam Ihre Wünsche. Überprüfen Sie hier alle Möglichkeiten.

Alternativen bei schlechtem Wetter

Damit Ihre Hochzeit bei Regen nicht ins Wasser fällt, informieren Sie sich bereits vor der Buchung der Location über Alternativen. Fragen Sie vor allem bei Außenanlagen nach, was passiert wenn es regnen sollte. Vorsorge ist besser als Nachsorge, auch wenn Ihre Hochzeit im Hochsommer stattfindet.

3. Die Exklusivität

Mehrere Veranstaltungen

Finden Sie heraus, ob einer oder mehrere Veranstaltungen gleichzeitig in Ihrer Wunschlocation gefeiert werden. Dieser Faktor kann eine große Rolle spielen. Besprechen Sie vorab als Paar ob es für Sie in Ordnung ist, wenn in Ihrer Location andere Feiern parallel gefeiert werden.

Die Privatsphäre

Fall Sie sich für einen Veranstaltungsort entscheiden in dem mehrere Feiern gleichzeitig stattfinden, stellen Sie sicher, dass Ihre Privatsphäre garantiert ist. Es sollte bestimmte Grenzen und Regeln geben. Legen Sie großen Wert auf dieses Kriterium, schließlich ist eine Hochzeit eine intime Feier, die nicht durch andere Veranstaltungen gestört werden sollte.

Tipp der Hof Frien Festscheune: Überprüfen Sie, ob bei mehreren Veranstaltungen gleichzeitig Räume geteilt werden müssen. Den Profis ist es wichtig, dass bei ihnen eine räumliche Trennung vorhanden ist. Vor allem bei den Toiletten. So gibt es keine Vermischung, da jeder Veranstaltung ihren eigenen Bereich hat und somit alles optisch voneinander getrennt ist. Schauen Sie sich das ganze auf den Bildern der Webseiten der Locations an und lassen Sie es sich vor Ort zeigen. Das sollte Ihnen die Angst nehmen.

Sperrstunde

Jede Location hat einen Zeitplan, vor allem solche die mehrere Veranstaltungen am selben Tag abhalten. Fragen Sie deshalb vorher ob es eine Sperrstunde gibt oder nicht. Die Hof Frien Festscheune sagt uns: 01:00Uhr ist normal. Schließlich möchte auch das Personal irgendwann nach Hause. Allerdings kann man alles absprechen. Selbst wenn es keine Sperrstunde geben sollte, ist es sinnvoll sich vorher darüber Gedanken zu machen und abzusprechen wie lange die Feier ungefähr gehen sollte und was passiert, falls der Zeitplan nicht eingehalten werden kann.

4. Die Gäste

Kapazität

Bevor Sie die Location aussuchen, sollten Sie ungefähr wissen, wie groß Ihre Feier werden soll. Denn da die meisten Locations nur wenige Vorschriften bezüglich der Gästeanzahl haben, sollte der Veranstaltungsort zu der Größe Ihrer Feier passen. Mit einer Gruppe von 30 Leuten ist es in einem Schloss für 150 Leute eher einsam. Informieren Sie sich darüber, ob es eine Mindestanzahl an Gästen gibt oder ob eine bestimmte Gruppengröße nicht überschritten werden darf. Versuche Sie, vor allem bei einer langen Gästeliste, auch Ihre Gästeanzahl an die Location anzupassen und nicht nur die Location an die Gästeanzahl.

Wie unsere Expertin vom Hotel Kronenschlösschen an dieser Stelle ergänzt: Auch die Personenzahl spielt eine große Rolle; dabei geht es nicht nur um die Maximal-Kapazität einer Location, sondern auch darum, dass man sich nicht verloren vorkommt – denn sonst kommt keine Stimmung auf. Ein Ratschlag, den Sie unbedingt beherzigen sollten.

Absagen

Wenn Sie bereits über die Gästeanzahl sprechen, sollten Sie nachfragen, was passiert, wenn einige Gästen nicht kommen sollten. Bekommen Sie das Geld für diese Anzahl der Gäste zurück oder gibt es andere Lösungen? Zögern Sie nicht nachzufragen, die meisten Locations sind sehr entgegenkommend.

Bestätigung der Hochzeitsgäste

Sie sollten Ihrer Hochzeitslocation so früh wie möglich die exakte Gästeanzahl nennen. Frühe Rückmeldungen der Gästen helfen nicht nur Ihnen dabei die Sitzordnung und finale Gästeliste zu erstellen, sondern auch den Dienstleistern das Catering, die Tischordnung und das benötigte Personal zu planen.

5. Die Extras

Konsum

Benötigen Sie bei der Wunschlocation einen eigenen Caterer oder hat der Veranstaltungsort eine eigene Küche oder einen Partner? Und wenn es einen gestellten Service gibt, haben Sie die Möglichkeit einen eigenen Caterer zu organisieren oder ist der Service der Location verpflichtend? Auch bezüglich des Getränkekonsums sollten Sie sich genau informieren. Gibt es eine Getränkepauschale oder nicht? Was genau ist in den Servicekosten enthalten und kommt was gegebenenfalls extra hinzu? Stichwort: Korkengeld. Lassen Sie sich einen ungefähren Endpreis vorrechnen und fragen Sie, welche Zusatzleistungen angeboten werden und wie sich dadurch die Kosten verändern.

Der Hof Frien gibt an dieser Stelle folgenden Hinweis: Es sollte bei jeder Location ein Angebot ohne versteckte Zusatzkosten geben. In das festgelegt Budget sollten auch der Gastronom inbegriffen sein.

Wichtiger Aspekt, den uns das Hotel Kronenschlösschen ans Herz gelegt hat: Guter Service und Herzlichkeit des Personals ist ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie nicht unterschätzen sollten, denn es ist ein ganz besonderer Tag an dem man sich auf das Wesentliche konzentrieren sollte.

Dekoration und Beleuchtung

Stellt die Location Dekoration zur Verfügung oder muss diese organisiert werden? Wenn die Location eigene Dekoration hat, darf auch eigene mitgebracht werden? Fallen Extrakosten an? Fragen Sie auch, ob Sie Ihre eigenen Hochzeitsplaner mitbringen können, auch wenn sie bereits einen Dekorations- und Beleuchtungsservice haben. Wenn Sie mit den angebotenen Dienstleistungen zufrieden sind, sollten Sie wissen, ob Sie in den Prozess  der Dekorierens eingreifen können und ob es bestimmte Richtlinien gibt, an die Sie sich halten müssen.

Tischordnung

Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Einrichtung der Tische und der verschiedenen Räume für die Party eine breite Palette an Möglichkeiten bieten, so dass alles Ihren Wünschen entspricht. Jedes Paar ist individuell, so auch die Familien und Freunde und die Art zusammen zu feiern. Es sollte daher möglich sein, diese nach Ihren Wünschen zu platzieren. Aber denken Sie daran, dass es immer gewisse Einschränkungen gibt und Kompromisse eingegangen werden müssen.

Security und Parkservice

Laut unserem Profi von der Hof Frien Festscheune kultivieren Anzüge die Menschen, weshalb kein Securityservice notwendig sein sollte. Sollen jedoch wirklich keine ungeladenen Gäste auf Ihrer Hochzeit erscheinen, dann fragen Sie nach einem Sicherheitsservice. Es wird keiner angeboten? Dann sollte es möglich sein selbst einen zu organisieren. Aber keine Angst! Es reicht, wenn Sie sich die Wege der Rettungswagen, der Feuerwehr und Polizei zeigen lassen und die Notausgänge überprüfen.

Der Transport für Ihre Gäste sollte von Ihnen organisiert werden, zumindest für jene die kein Auto besitzen oder nicht fahren dürfen oder können. Lassen Sie sich über die Möglichkeiten des öffentlichen Nahverkehrs und Parkplätze informieren. Falls nicht genügend Möglichkeiten zum Parken vorhanden sind, brauchen Sie einen Plan B.

Der Experte von der Hof Frien Festscheune betonen: Das Parken ist untergeordnet! Sie sollten sich Gedanken darüber machen, aber Parkmöglichkeiten in der näheren Umgebung, wie zum Beispiel in der Straße 100m weiter, sind völlig ausreichend. 

Rücktrittsversicherung

Auch wenn Sie voller Vorfreude und Zuversicht Ihre Hochzeit planen und vermutlich alles gut laufen wird, sollten Sie sich über Stornierungsbedingungen informieren und bei sehr hohen Kosten eine Rücktrittsversicherung abschließen. Es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren und Sie sind plötzlich dazu gezwungen die Feier abzusagen. Für diesen Fall wäre es ein kleiner Trost zumindest das Geld wieder zubekommen. Wie bereits gesagt, viele Locations bieten verschiedene Möglichkeiten an, wenn Pläne nicht so laufen wie sie sollten.

Der allgemeine Vorschlag für die Buchung der Location unserer Experten vom Henslerhof Vivien Alborna von Laufenberg lautet: Schicken Sie zu aller erst eine Anfrage über die Hompage und fügen Sie so viele Details wie möglich hinzu. Personenanzahl, Datum, wünschen Sie eine freie Trauung, spezifisch beim Henslerhof gegebenenfalls die Waldtrauung und haben sie spezielle Wünsche. Sie bekommen nach Erhalt der Anfrage eine Nachricht mit allen wichtigen Informationen wie freien Terminen, Preisen, wichtigen Regeln und möglichen Abläufen. Nachdem Sie sich alles durchlesen konnten, und Sie auch einen freien Termin gefunden haben, dann kann ein Termin für eine Besichtigung vereinbart werden. Wichtige Anmerkung des Henslerhofs: Bitte nicht einfach vorbeikommen, denn wir möchten ihnen gerne alles zeigen und uns auch dafür Zeit nehmen.

Eine Herzensangelegenheit von den Experten der Hof Frien Festscheune: Achten Sie darauf, dass nichts Ihr Deko- und das Raumkonzept stört. Das ist den Profil leider häufig bei Musikern aufgefallen. Unser Tipp: Der DJ sollte entsprechende Tischdekoration erhalten und das Equipment so platzieren, dass es einem nicht sofort ins Auge springt.

Der Profi vom Hotel Kronenschlösschen verrät uns: Eine einzigartige Location wie das Kronenschlösschen mit seinem schönen Garten lässt Ihre Hochzeit zu etwas ganz Besonderem werden – Charme und Individualität wird Ihre Gäste beeindrucken.

Nun wissen Sie wie Sie Ihr perfekte Hochzeitslocation finden und worauf Sie bei der Buchung achten sollten. Machen Sie nun diesen Test und finden Sie heraus, welche Location zu Ihrer Hochzeit passt.

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