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Die Gästeliste zur Hochzeit: alles was Ihr darüber wissen müsst!

Wer soll alles zur Hochzeit eingeladen werden? Eine schwierige Frage, über die Ihr Euch gleich zu Anfang Eurer Hochzeitplanung Gedanken machen solltet! Wir helfen Euch dabei!

Die Gästeliste zur Hochzeit: alles was Ihr darüber wissen müsst!
Credits: Alice Maharan, Madiow Photography, ELINA UPMANE Photography
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Die Gästeliste zu erstellen ist eine wichtige Basis, denn sie ist für viele weitere Schritte der Hochzeitsplanung entscheidend. Die Hochzeitsplanerin Maren von der “Trau(m)schmiede” gibt Euch die wichtigsten Tipps & Tricks zur Erstellung Eurer Gästeliste!

Die Anzahl der Gäste beeinflusst die Auswahl der Location, das dazugehörige Catering, die Papeterie, die Gestaltung der Blumendekoration und noch vieles mehr. Auch auf die Stimmung auf der Hochzeitsfeier haben die Gäste einen großen Einfluss, deshalb sollte die Erstellung vorher gut überlegt werden.

Am besten ist es sich so früh wie möglich nach der Verlobung zumindest eine erste grobe Gästeliste zu überlegen. Es ist ein ganz besonderer und einmaliger Tag im Leben eines jeden Brautpaares und es gibt keinerlei Verpflichtungen, wer eingeladen werden „muss“. Als Vorbereitung für die Erstellung der Gästeliste sollte sich jedes Paar zusammen setzten und folgende Fragen für sich klären:

    1. Die Größe der Hochzeit
    2. Die Höhe des Hochzeitsbudgets
    3. Die Hochzeitslocation
    4. Prioritätenliste erstellen
    5. Die Gästeliste verfeinern und finalisieren
    6. Gästeliste erstellen
    7. “Schwierige Gäste”

1. Die Größe der Hochzeit

Die Entscheidung, ob es eine kleine(re) intime Feier oder ein großes rauschendes Fest werden soll, ist oft typenabhängig und reine Geschmacksache. Einige Brautpaare möchten ihren Tag und ihre Liebe mit so vielen lieben Menschen wie möglich teilen und zelebrieren, während andere wiederum dieses Ereignis so privat wie möglich feiern möchten.

2. Die Höhe des Hochzeitsbudgets

Wie hoch ist das (maximale) Hochzeitsbudget? Das Hochzeitsbudget hat einen großen Einfluss auf die mögliche Gästeanzahl, da sich das Budget und die mögliche Gästeanzahl oftmals beeinflussen. Je größer die Feier werden soll, desto höher sollte auch das Budget für die Hochzeit eingeplant werden. Durchschnittlich 100-150 Euro pro Gast kann dabei gerne eingeplant werden.

3. Die Hochzeitslocation

Ist die Traum-Hochzeitslocation bereits gefunden und reserviert, kann auch dies ein entscheidender Punkt für die maximale Gästeanzahl sein. Für wie viele Gäste bietet die Location Platz?

4. Prioritätenliste erstellen

Die wichtigsten Überlegungen sind gemacht. Nun kann direkt die erste „grobe“ Gästeliste erstellt werden. Dabei ist es von Vorteil, wenn die möglichen Gäste ganz klar priorisiert werden:

  • Wer soll unbedingt dabei sein?
  • Bei welchem Gast wäre es schön, wenn er dabei wäre?
  • Welche Gäste wären eher egal?
  • Wer soll auf gar keinen Fall dabei sein?

Auch wenn es etwas ungewöhnlich klingt, können die Gäste in Gruppen unterteilt werden, die die Auswahl später deutlich übersichtlicher und einfacher gestaltet. Gruppen können z.B. unterteilt werden in:

  • Familie
  • Großfamilie
  • Enge Freunde (Trauzeugen, Brautjungfern etc.)
  • Freunde
  • Bekannte (Sportmannschaft, Vereine etc.)
  • Kollegen, Chef und/oder Geschäftspartner
  • sonstige wichtige Personen wie z.B. Nachbarn, Babysitter usw.

Welche Gruppe(n) sind dabei besonders wichtig und sollen auf jeden Fall an dem besonderen Tag mit dabei sein?

5. Die Gästeliste verfeinern und finalisieren

Nachdem die erste „grobe“ Liste der Gäste festgelegt ist, ist es an der Zeit diese zu „verfeinern“. Dazu können die folgenden Gedanken super weiterhelfen:

  • Sind unter den Gästen viele dabei, die schon Kinder haben?
  • Sollen die Kinder mit eingeladen werden (eine entsprechende Kinderbetreuung kann dann ggf. auf der Feier mit eingeplant werden. Das entspannt und beschäftigt die Kinder. Sobald die Kinder entspannt sind, sind es auch die Eltern)? Oder soll klar kommuniziert werden, dass die Feier ohne Kinder stattfinden soll?
  • Sind (viele) Singles auf der Gästeliste?
  • Dann stellt sich die Frage, ob diese mit oder ohne Begleitung eingeladen werden sollen. Wenn mit Begleitung eingeladen werden soll, dann ist es ratsam, auf jeden Fall die Anzahl der Begleitungen festzuhalten.

6. Gästeliste erstellen

Sobald die Gästeliste (annähernd) fertiggestellt ist, ist es empfehlenswert eine „echte“ Liste zu erstellen, entweder in Papierform oder als Exceltabelle. Im Internet gibt es dazu ganz viele tolle Vorlagen. Auch wenn es am Anfang etwas Mühe kostet, alles genau zu notieren, so hat es später viele Vorteile und vereinfacht die weitere Organisation.

In die Gästeliste können ausser den Namen der einzelnen Gäste noch weitere Dinge notiert werden, wie z.B.:

  • Zu- und/oder Absagen
  • Besonderheiten wie Unverträglichkeiten oder Vorlieben beim Essen und Trinken (wichtig für den Service in der Location)
  • weitere Besonderheiten
  • die jeweiligen Geschenke der Gäste (für die personalisierten Danksagungen nach der Hochzeitsfeier)

Mithilfe der Liste wird garantiert niemand vergessen, was bei einer großen Gästeanzahl schnell mal passieren kann (wichtig für die spätere Planung der Sitzordnung).

7. „Schwierige“ Gäste

Nicht unüblich sind auch „schwierige“ Familienverhältnisse bzw. Gäste. Es ist nicht selten auch der Fall, dass es Unstimmigkeiten in der eigenen oder auch in beiden Familien gibt. Wer kennt nicht die schrullige Oma Gertrud, die wirklich immer etwas zu nörgeln hat und mit ihrer Meinung nur allzugerne auch alle anderen Menschen beglückt. Oder der Kumpel Ernst, der nach dem dritten Bier gerne mal die Fäuste sprechen lässt. Die Auswahl der Gäste hat einen großen Einfluß auf die Stimmung der Feier. Da ist es manchmal besser sich vorher Gedanken darüber zu machen, wer eingeladen werden soll oder auch eben lieber nicht.

Falls die Gästeliste auch nach all den Überlegungen doch mal zu lang geworden ist, gibt es mehrere Ideen diese charmant zu „kürzen“:

  • Ihr könnt einen klassischen Polterabend vor der Hochzeit feiern
  • Sofern der Trauort (Standesamt, Kirche oder freie Trauung) es platztechnisch zulässt, könnt ihr nur für die Trauung einladen
  • Wenn es nach Absprache mit der Location möglich ist, können auch Freunde und Bekannte z.B. zu späterer Stunde nach dem Essen eingeladen werden
  • Eine separate Feier nach dem Hochzeitstag extra für die Freunde, und Arbeitskollegen z.B. als Gartenfeier

Je nachdem wie frühzeitig die Hochzeitseinladungen versandt oder ausgesprochen werden und wie nahestehend die Gäste sind, kann mit einer Absagequote von 5-20% gerechnet werden. Manchmal werden auch sogenannte „Nachrückerlisten“ erstellt. Auf der Liste stehen Personen die für den Fall von Absagen noch (nach) eingeladen werden können. Die Personen auf der Warteliste, sollten wenn dann möglichst früh nachgeladen werden. Für den Gast wäre es mit Sicherheit ein unschönes Gefühl zu wissen, dass er nur die 2.te Wahl ist.

Die Feier soll oder muss aus finanziellen Gründen klein gehalten werden? Dann bitte nicht dazu verleiten lassen mehr Gäste einzuladen. Am Besten wirklich nur die engsten Freunde und/oder Verwandten einladen. Es gibt keine „Anstandsregeln“, die beachtet werden müssen. Es ist ein einmaliges und emotionales Erlebnis im Leben eines jeden (Braut-)Paares und nur aus purer Höflichkeit muss niemand eingeladen werden. Jeder (Nicht-) Gast der dem Brautpaar nur das Beste wünscht, wird die Entscheidung über die Gestaltung des Hochzeitstages und die damit verbundenen Gästeliste akzeptieren und respektieren.

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