Wir alle haben volle Terminkalender und einen eher stressigen Alltag. Damit Ihre Hochzeitsplanung also nicht zum Albtraum wird, ist es sinnvoll sich an einen professionellen Hochzeitsplaner zu wenden. Dieser bietet nicht nur das nötige Know-How und erklärt, wie Sie bei der Planung Ihrer Hochzeit am besten vorgehen, sondern kennt auch die besten Dienstleister in Ihrer Umgebung. Damit Sie den Weg bis zur Hochzeit entspannt mit dem richtigen Hochzeitsplaner gehen können, erklären wir Ihnen in 5 Schritten und mit der Hilfe der Experten selbst, wie Sie Ihren perfekten Wedding planner finden. Worauf warten Sie noch?
- Aller Anfang ist schwer: die Suche richtig gestalten
- Überprüfen Sie die Verfügbarkeit
- Das Kennlerngespräch
- Zeit und Geld
- Letzter Check: Haben Sie wirklich den perfekten Hochzeitsplaner gefunden?
1. Aller Anfang ist schwer: die Suche richtig gestalten
Was sind Ihre Bedürfnisse?
Wie viel soll der Hochzeitsplaner übernehmen und wie viel wollen Sie selbst organisieren?
Unsere Expertin und Hochzeitsplanerin Anastasia Conze von Anastasia Conze -Wedding Planning & Styling, die bereits sowohl in Deutschland als auch in Frankreich einige Traumhochzeiten organisiert hat, antworten auf unsere Frage, wie Brautpaare die Suche nach dem richtigen Hochzeitsplaner gestalten, wo sie mit der Suche beginnen und worauf sie Wert legen sollten, wie folgt:„Das ist von Hochzeit zu Hochzeit verschieden. Manche Paare möchten sehr stark in die Planung einbezogen werden, dann arbeitet man viel zusammen. Andere sind beruflich so eingespannt, dass sie wenig Zeit haben und dem Planer das Meiste überlassen. Außerdem bieten manche Planer an, nur bestimmte exklusive Leistungen zu buchen, wenn man als Brautpaar schon viel selber gemacht hat und nur noch an gewissen Stellen Unterstützung braucht. Ich erlebe aber immer wieder, dass ein Brautpaar dann schnell merkt, wie viel einfacher es ist jemanden zu haben, der sich doch um alles kümmert. Dann kommt es vor, dass ein solches Paar doch noch umschwenkt zu einer kompletten Planung“.
Die Wedding Plannerin Charlotte Gottfried von Braut Concierge empfiehlt: Bevor Sie sich auf die Suche nach Ihrem Hochzeitsplaner machen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie einen Hochzeitsplaner für die Planung Ihrer gesamten Hochzeit suchen oder jemanden der an Ihrem Hochzeitstag den Überblick (Tageskoordination) für Sie behält.
Die Planerin aus Berlin findet diesen Aspekt sehr wichtig, da es zeitlich gesehen schwierig werden kann, falls Sie sich umentscheiden. „Die meisten Hochzeitsplaner bieten zwar beide Möglichkeiten an, aber während man eine komplette Hochzeitsplanung Jahre im Voraus buchen kann, gibt es oft erst sechs Monate vor dem Hochzeitstag die Möglichkeit eine Tageskoordination zu buchen“. Ein Tipp, den Sie beherzigen sollten.
Der Alleskönner: das Internet
Das beste Mittel, um eine Vorauswahl zu treffen, ist das Internet! Auf verschiedenen Onlineportalen – wie Zankyou – sehen Sie alle Hochzeitsplaner auf einem Blick und können sich dank der Bewertungen anderer Kunden, den verschiedenen Informationen und Bildern einen Überblick verschaffen und mehrere Wedding Planner miteinander vergleichen. Hilfreich sind verschiedene Filter wie Region, Stadt, Stil, etc.
Auch die Hochzeitsplaner von Matrimondo geben den Tipp im Internet nach dem Hochzeitsplaner zu suchen. „Verschiedene Hochzeitsportale listen die Hochzeitsplaner in Ihrer Nähe auf und Sie können diese direkt über das Portal anschreiben. Wichtig ist, dass Ihnen das Auftreten des Hochzeitsplaners zusagt und Sie sich (falls vorhanden) die Erfahrungsberichte durchlesen“.
So sieht das auch die Wedding Plannerin Charlotte Gottfried. Google und Instagram sind ihrer Meinung nach wichtige Quellen für die Recherche. „Gerade die Instagram Stories sind eine tolle Möglichkeit Ihren Hochzeitsplaner auch als Person kennen zu lernen. Falls Sie bereits den ein oder anderen Dienstleister für Ihre Hochzeit gebucht haben, fragen Sie sie ruhig nach Empfehlungen – schließlich sollten all Ihre Dienstleister gut zusammenarbeiten können“.
Im Rahmen der Möglichkeiten – Ihr verfügbares Budget
Kostenpunkt Hochzeitsplaner: vergessen Sie nicht, dass ein Hochzeitsplaner für seine Arbeit auch bezahlt werden möchte. Bei der Ausrechnung Ihres Budgets sollten Sie daher bedenken, dass auch diese Dienstleistung davon bezahlt werden muss. Schauen Sie, welchen Planer und/oder welches Paket Sie sich leisten können.
Anastasia Conze ergänzt an dieser Stelle, dass Sie nicht nur das Angebot genau prüfen, sondern auch Ihrem Bauchgefühl folgen und sich für jemanden entscheiden sollten, der Sie verstehe und mit Ihnen auf der gleichen Wellenlänge sei. „Heiraten ist sehr persönlich und vor allem eine einmalige Sache. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie sich für einen Planer entscheiden mit dem Sie sich gut verstehen, zu dem Sie Vertrauen aufbauen können und der Ihnen Sicherheit gibt. Schließlich begleitet ein Planer das Brautpaar in der Regel ein Jahr lang, und das dann auch immer intensiv und häufig“.
Der Top-Tipp von den Wedding plannern von Matrimondo: „Auf der Suche nach dem passenden Hochzeitsplaner empfiehlt sich immer der Besuch von Hochzeitsmessen. Dort können Sie die Hochzeitsplaner persönlich kennenlernen und habt vor Ort den direkten Vergleich“.
2. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit
Erstellen Sie eine Favoritenliste
Nachdem Sie einige tolle Hochzeitsplaner rausgesucht haben, sollten Sie nun eine Favoritenliste erstellen. Welcher Wedding Planner gefällt Ihnen am besten? Welcher gefällt Ihnen gut, aber nicht am besten? Beachten Sie Aspekte wie Stil, Kosten, Erreichbarkeit und Nähe.
Das erste Kennenlernen
Bevor Sie sich endgültig für einen Hochzeitsplaner entscheiden, lernen Sie Ihre Favoriten persönlichen kennen, um zu schauen ob es menschlich passt und Sie gut zusammenarbeiten könnten. Bitte Sie daher telefonisch oder per Mail um ein persönliches Kennenlerngespräch. Wenn Sie im Ausland oder in einer anderen Stadt heiraten möchten, fragen Sie nach einem Termin für ein Gespräch per Videoanruf.
„Falls möglich, versuchen Sie das Gespräch persönlich oder wenigstens per Skype zu halten. Auf diese Weise können Sie noch ein besseres Gefühl für Ihren Planer bekommen und wirklich sehen, ob Sie auf einer Stilwelle schwimmen“, so auch die Hochzeitsplanerin von Braut Concierge aus Berlin. „Im Gespräch kläre ich mit meinen Brautpaaren nicht nur ihre Vorlieben wie Location, Catering oder Entertainment, sondern auch ihre absoluten No-Gos. Man kann planen wie man möchte, aber am Hochzeitstag kann eine Kleinigkeit wie die falsche Farbe oder Blume alles kippen. All dies versuche ich in einem normalen Gespräch aus meinen Paaren raus zu kitzeln. Scheuen Sie sich aber nicht, selbst Unmengen an Fragen zu stellen:
- Ist der Hochzeitsplaner am Hochzeitstag verfügbar?
- Gibt es zusätzliche Kosten, die im Paket nicht enthalten sind? Reisekosten für Besichtigungen etc.?
- Besteht die Möglichkeit, das Paket individuell anzupassen?
- Wie viele Treffen mit dem Hochzeitsplaner sind im Paket enthalten?
- Wie wird die Kommunikation mit dem Hochzeitsplaner stattfinden?
- Kennt der Hochzeitsplaner eure Wunsch-Location? Wurden dort oder in ähnlichen Locations schon Hochzeiten geplant?
- Was ist ein typisches Budget für eine Hochzeit vergleichbarer Größe bei diesem Hochzeitplaner?
- Wie stellt sich die Rechnungslage da? Wird der Hochzeitsplaner die Rechnungen der Dienstleister direkt weiterreichen oder zahlt man am Ende einfach einen Betrag für alles?
- Kann der Hochzeitsplaner auch das Deko-Konzept ausarbeiten oder arbeitet er da mit jemanden zusammen?
- Gibt der Hochzeitsplaner Rabatte von Dienstleistern weiter oder bekommt er von den Dienstleistern Kommission für die Buchung?
- Wie geht der Hochzeitsplaner mit Änderungen in letzter Minute um?
- Wie viele Teammitglieder bringt der Hochzeitsplaner mit zur Hochzeit?
- Was liebt er an seinem Beruf am meisten?“
Die Exklusivität des Wedding Planners
3. Das Kennlerngespräch
„Das erste Gespräch dient vor allem dem gegenseitigen Kennenlernen“, so die Hochzeitsplanerin Anastasia Conze. „Der Planer muss sich einen Überblick darüber verschaffen, wie weit das Brautpaar schon mit der Planung ist und welche besonderen Vorstellungen und Wünsche es hat“. Die Expertin verrät uns, dass diese Informationen maßgebend für die Arbeit eines Wedding Planners seien. Schließlich gebe es unendlich viele Möglichkeiten, wie eine Hochzeit gefeiert und gestaltet werden könne. „Diese Fragen müssen am Anfang besprochen werden, um dann für diese Hochzeit ein individuelles Konzept erstellen zu können: Wann soll die Hochzeit stattfinden? Am Wasser, in der Stadt oder auf dem Land? Soll es nur eine standesamtliche Trauung oder auch eine kirchliche oder freie Trauung geben? Wünschen Sie sich einen Polterabend? Stellen Sie sich eine Feier auf einem Schloss, in einer Scheune oder in einem Strandrestaurant vor? Auch Farben und Stil der Hochzeit werden schon beim ersten Gespräch erörtert“.
Der persönliche Arbeitsstil
Informieren Sie sich darüber, wie die Arbeit des Hochzeitsplaners verläuft und wie genau der gesamte Prozess der Hochzeitsplanung von Gange geht. Wie funktioniert die Organisation und Koordination, was sind die Methoden und Zeitpläne. Es ist wichtig, dass Sie mit den persönlichen Strategien des Wedding Planners zurechtkommen, da Sie monatelang zusammenarbeiten werden.
Die Profis in Sachen Hochzeitsplanung von Matrimondo erzählen uns etwas dazu, wie ein Wedding Planner arbeitet: „Zunächst erstellt sich der Hochzeitsplaner eine Übersicht über alle Planungsschritte. Was muss alles organisiert werden? Danach stellt der Hochzeitsplaner passenden Locations und die gewünschten Dienstleister vor. Er steht Ihnen die gesamte Planungszeit mit Rat und Tat zur Seite. Bei Komplettplanungen von Hochzeiten muss das Paar im Endeffekt nur noch Entscheidungen treffen – welche Location, welche Dienstleister, welches Design. Alle anderen Aufgaben wie E-Mail-Verkehr, Telefonate und Koordination von Terminen übernimmt der Hochzeitsplaner“.
Charlotte Gottfried von Braut Concierge stellt uns ihre ganz eigene Arbeitsweise vor: „Gestartet habe ich vor mehr als 10 Jahren als Eventmangerin für Corporate Events und konnte viele Abläufe für die Planung von Hochzeiten übernehmen: Im Gespräch mit meinem Brautpaar legen wir gemeinsam einen Fokus für die Hochzeit fest und daraus werden dann Look und Feeling der Hochzeit bestimmt. Damit wir auch wirklich die gleiche Sprache sprechen, erstelle ich aus meinen Notizen ein thematisches Konzept und visuelles Moodboard. Sobald das Brautpaar mir dann das „Go“ gibt, gehe ich strukturiert an die Planung: Locationsuche, Möbel, Deko, Technik etc. Alle Punkte werden von mir strukturiert und durch das festgelegte Budget im Zaun gehalten. Für mich ist Transparenz seht wichtig, deswegen halte ich das Brautpaar stehts auf dem Laufenden“. Vielen Dank für diesen Einblick!
Der Umgang mit deinem Wünschen und Vorstellungen
Nun sind Sie an der Reihe und erzählen von Ihren Vorstellungen und Wünschen. Wie sieht Ihre Traumhochzeit aus? Welcher Stil gefällt Ihnen und was bereitet Ihnen Sorgen? Woran Zweifeln Sie und was steht schon fest? Schauen Sie, wie der Profi reagiert und darauf eingeht. Fühlen sich verstanden und gut aufgehoben?
Ihr Bauchgefühl
Die Antwort auf diese Frage ist entscheidend für Ihre endgültige Entscheidung. Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind bitte Sie um Bedenkzeit und schlafen Sie eine Nacht drüber. Aber! Eine gute Beziehung zum Hocheitsplaner ist das A und O und wichtig für eine erfolgreiche Hochzeitsplanung, mit der alle zufrieden sind.
Wichtig: „Im ersten Kundengespräch geht es hauptsächlich um das Kennenlernen“, so Lisa und Sarah von Matrimondo. Erst stelle sich der Hochzeitsplaner sich und seine Firma vor, danach drehe sich das gesamte Gespräch um das Paar. „Wie stellen Sie sich Ihre Traumhochzeit vor und welche Wünsche und Vorstellungen haben Sie?“ Nach dem Gespräch sollten Sie sich, so wie die Profis uns erzählen, die Frage stellen, ob der Hochzeitsplaner zu Ihnen passe und das Bauchgefühl stimmt. „Hatten Sie das Gefühl,dass der Hochzeitsplaner Ihre Wünsche berücksichtigt?“ Nehmen Sie sich Zeit diese Frage zu beantworten.
Die Wedding Plannerin Charlotte Gottfried ergänzt: „Hören Sie bei der Wahl Ihres Hochzeitsplaners immer auf Ihr Bauchgefühl: Sehen Sie sich bei einem möglichen Hochzeitsplaner schon, wie Sie sich am Hochzeitsmorgen entspannt hübsch machen um die Liebe Ihres Lebens zu heiraten? Oder haben Sie bei einem möglichen Hochzeitsplaner eher das Gefühl, am Hochzeitsmorgen panisch am Telefon zu hängen, weil die Hochzeitstorte nicht geliefert wurde?“
4. Zeit und Geld
Gutes Timing? Vergleichen Sie Ihre Kalender!
Eine Hochzeit zu planen ist eine sehr methodische und zugleich sehr kreative Arbeit. Das Zeitmanagement des Hochzeitsplaners muss perfekt sein! Deshalb sollten Sie vorher bereits Ihre Kalender abgleichen und schauen, ob es zeitlich überhaupt möglich ist, dass Sie sich regelmäßig treffen und telefonieren. Schließlich werden bei diesen Meetings wichtige Entscheidungen getroffen, da sollte Ihr Hochzeitsplaner voll und ganz für Sie da und nicht noch mit anderen Dingen beschäftigt sein.
Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern
Alle Wedding Planner haben einen Dienstleister-Katalog gefüllt mit Anbietern, mit denen Sie immer wieder zusammenarbeiten. Lassen Sie sich diesen vor Ihrer Entscheidung zeigen und gucken Sie, ob, was und wie viel Ihnen gefällt. Fragen Sie auch, wie die Zusammenarbeit mit weiteren Dienstleistern aussieht und ob es Goodies wie attraktive Rabatte oder Extras gibt, wenn Sie sich für einen Dienstleister entscheiden, der in dem Katalog steht.
Ihr Budget, die Kosten und die Extras
Selbstverständlich sollten Sie die genauen Kosten kennen, die auf Sie zukommen werden, wenn Sie sich für diesen Hochzeitsplaner entscheiden. Passen diese zu Ihrem Budget? Lassen Sie sich die Preise genau aufzählen und fragen Sie, wo gegebenenfalls noch Extrakosten hinzukommen könnten. Ein professioneller Wedding Planner wird Sie bis ins kleinste Detail unterstützen.
Unsere Profis Anastasia Conze und das Team von Matrimondo sind sich einig: Das Budget mache einen guten Wedding planner nicht aus! Allerdings liegt der Anteil, den ein Wedding planner an einer Hochzeit verdiene bei 10%-20% – meist 15% –von dem Hochzeitsbudget.
Lisa und Sarah von Matrimondo ergänzen: „Die wichtigsten Eigenschaften eines Wedding Planners sind Flexibilität, Kreativität und Genauigkeit. Ebenso sollte ein Wedding Planner immer für einen Plan B sorgen, damit am Hochzeitstag alles reibungslos abläuft“. Die Profis erzählen uns auch, dass einige Hochzeitsplaner Angebote mit Festpreisen anbieten, so ist es einfacher das Budget zu planen. Fragen Sie einfach danach.
Die Hochzeitsplanerin Anastasia Conze meint, dass es für den Wedding Planner ganz wichtig sei, Ruhe und Vertrauen auszustrahlen und dem Brautpaar zu zeigen, dass er die Planung stets unter Kontrolle habe. „Während der Planungsphase tauchen immer wieder Probleme und Hindernisse auf. Da braucht der Planer schon starke Nerven. Es ist ganz wichtig, die Wünsche des Paars genau zu erfassen und auf sie einzugehen. Nur dann kann man die Hochzeit so gestalten wie das Brautpaar es haben möchte“. Ein Planer habe die Aufgabe einen Traum, der im Erstgespräch formuliert wird, wahr werden zu lassen. Das koste vor allem durch die Recherche und die Verhandlungen bezüglich aller Details enorm viel Energie und Zeit. Anastasias Lieblingsvergleich: „Eine Hochzeit zu planen ist wie einen Maßanzug zu schneidern: immer anders, und ein langer Weg mit Korrekturen, bis alles passt. Schließlich ist der Wedding Planner auch die ständige Ansprechperson für das Brautpaar und alle beteiligten Dienstleister“.
5. Letzter Check: Haben Sie wirklich den perfekten Hochzeitsplaner gefunden?
- Die Sympathie stimmt
- Sie fühlen sich verstanden und gut aufgehoben
- Sie müssen auf nichts verzichten
- Budget und Dienstleistung passen zusammen
- Auch zeitlich gibt es keine Einschränkungen
- Ihr Bauchgefühl ist gut
Sie konnten alles abhaken? Perfekt!
Wir verraten Ihnen noch die ganz persönlichen Tipps unserer Profis:
Anastasia Conze -Wedding Planning & Styling: „Es ist die Hochzeit des Brautpaars für das Brautpaar. Ich ermutige Paare immer, ihre Wünsche und Vorstellungen zu benennen und ihren Ideen dann auch treu zu bleiben, ohne sich zu sehr von anderen beeinflussen lassen. Der große Tag und das Fest sind zu allererst ein Ereignis für das Brautpaar. Erst danach kommen Familie und Gäste. Wenn man die Hochzeit in diesem Sinne plant, werden die beiden Hauptpersonen sie genießen und in glücklicher Erinnerung behalten. Alles muss so sein wie das Brautpaar es sich wünscht. Und – ein Wedding Planner erleichtert und ermöglicht genau das“.
Matrimondo: „Bevor Ihr einen Vertrag mit einem Hochzeitsplaner unterschreibt, treffen Sie sich mit dem Hochzeitsplaner zu einem kostenfreien Erstgespräch. Da Ihnen der Hochzeitsplaner über eine lange Zeit begleitet, ist es sehr wichtig, dass Sie sich gut mit dem Planer versteht. Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl“.
Braut Concierge: „Eine komplette Hochzeitsplanung startet oft bereits ein Jahr vor dem Hochzeitstag. Ihr Hochzeitsplaner handhabt dabei die Logistik des Tages: Organisation, Kommunikation mit Dienstleistern, Zeitpläne und Excel-Tabellen. Hochzeitsplaner sind einfach Listen-Freaks. Eine Tageskoordination startet oft erst vier Wochen vor Ihrem Hochzeitstag und Ihr Hochzeitsplaner kümmert sich vor allem um den Zeitplan und die Übersicht über Ihren Hochzeitstag. Bitte gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Hochzeitsplaner euch noch Fotografen vorstellt oder mit den Dienstleistern neu verhandelt. Egal für welchen Hochzeitsplaner oder welche Art von Hochzeitsplanung ihr Sie sich entscheiden, bitte stellen Sie sich nicht darauf ein, dass Ihr Hochzeitsplaner für euch Botengänge zur Reinigung übernimmt oder sich am Hochzeitsmorgen spontan hinsetzt und aus Seidenpapier Konfetti für 200 Personen schneidet. Das würde von der eigentlichen Aufgabe Ihres Hochzeitsplaners am Hochzeitstag abweichen“.
Nun steht Ihrer Traumhochzeit nichts mehr im Weg. Wir wünschen Ihnen alles Gute!
Starten Sie die Suche nach dem Hochzeitsplaner gleich hier mit diesem Test und nutzen Sie unsere kostenlose Checkliste für Ihre Hochzeitsplanung.
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